Tin trong ngành
Xây dựng quy trình ISO 9001-2000
Một công trình hiệu quả cao của tập thể khối Văn phòng
(29/08/2008 09:29:57)
Trong giao ban cơ quan, phụ trách khối Văn phòng thường xuyên đề cập đến ISO, mong muốn các đơn vị trong ngành hưởng ứng... Hình như đang có một cuộc cách mạng "ăn ISO, ngủ ISO, làm ISO" ở Tổng xã 79 Lý Thường Kiệt? Phóng viên NSTT đặt vấn đề với ông Nguyễn Thế Quỳnh, Chánh Văn phòng TTXVN, chẳng ngờ ông tán thành ngay và tận tình chỉ bảo cách đi thực tế tìm hiểu ISO ngành Thông tấn. Và "trăm nghe không bằng một thấy"...
Làm việc theo quy trình và biểu mẫu
Một buổi sáng đẹp trời, tôi đến "tổng hành dinh" 79 Lý Thường Kiệt sớm. Dưới tầng một, nhân viên vệ sinh (thuộc khối Văn phòng) đang khẩn trương dọn dẹp. Mặc dù còn vắng vẻ nhưng các chị vẫn cẩn thận treo tấm bảng thông báo "Đang làm vệ sinh". Sau đó là bắt đầu những thao tác theo trình tự sau: tháo giấy vệ sinh còn thừa và lõi giấy để vào túi sạch; dội nước vào các nơi cho ngấm ướt; làm sạch gương soi, cửa ra vào; cọ bồn rửa mặt, tường, bồn cầu, thùng rác, sàn nhà; thay giấy vệ sinh mới; lau khô toàn bộ, xịt nước thơm... Chẳng mấy chốc khu vệ sinh đã sáng choang và sạch sẽ. Vờ đứng soi gương rửa tay và chỉnh sửa trang phục, tôi thốt lên với một chị nhân viên: "Chị làm nhanh và sạch quá!". Chị cười: "Không phải mình giỏi đâu, tất cả là làm theo ISO đấy!" "ISO trong công việc của các chị là gì cơ?" "Có hẳn một quy trình rõ ràng cho công việc của bọn chị, làm cái gì trước, cái gì sau. Tuân thủ đúng quy trình này thì người mới vào 5 hôm cũng có thể thạo nghề như người đã làm lâu năm, tiết kiệm được rất nhiều thời gian và sức lực". Vừa thoăn thoắt làm chị vừa trả lời, động tác thuần thục, không thừa, không lặp lại một khâu nào.
Bên đội xe, anh Hoàng Tiến Tước cho tôi xem những quy định ISO cho việc điều phối xe và lái xe. Tỉ dụ như khi đưa xe ra sử dụng phải được đảm bảo cơ số an toàn, sạch trong, bóng ngoài, đủ xăng dầu. Thậm chí các anh còn phải chuẩn bị từ viên thuốc chống say xe đến văn hóa ứng xử, quy định phát ngôn đối với lái xe... Anh Tước nhận xét: "Tất cả thủ tục hành chính liên quan đến xe cộ đều được cải tiến và quy định bằng biểu mẫu chi tiết, khoa học, giúp chúng tôi điều hành đúng người, đúng việc, hoàn thành tốt các chuyến đi".
Còn chị Trần Diễm Châu, Phó phòng Hành chính - Quản trị, thì gọi ISO là "chiếc đũa thần’ cho công việc ở một đơn vị được mệnh danh là "làm dâu trăm họ" của ngành Thông tấn. Chị gọi đây là "cách làm việc văn minh" vì "trước kia mọi việc với các đơn vị khác cứ nôm na bằng giấy tờ viết tay, thậm chí nói mồm, lúc thiếu, lúc thừa thông tin. Bây giờ đơn vị nào muốn yêu cầu, đề đạt gì, chỉ cần mở máy vi tính, vào mạng nội bộ lấy loại biểu mẫu đó ra mà làm theo". Chị Châu cho biết, đến nay, khối Văn phòng đã xây dựng được gần 80 quy trình, 133 loại biểu mẫu để xử lý công việc. Đây là cẩm nang được phân loại rõ ràng theo từng bộ phận chức năng trong đơn vị để mọi người tìm hiểu và làm theo, mục tiêu là "chất lượng, minh bạch và công bằng". Làm theo ISO sẽ khiến nhân viên trong đơn vị tự tin khi xử lý công việc, đồng thời các đơn vị liên quan cảm thông, chia sẻ và cùng tham gia thực hiện văn minh công sở.
Hệ thống biểu mẫu và quy trình công việc là do chính từng nhân viên trong khối Văn phòng tham gia xây dựng nên. Trên mỗi bàn làm việc của các Trưởng, Phó phòng trong đơn vị đều có cuốn số "Ghi chép theo dõi sai sót". Chị Hoàng Lệ Huyền, Phó phòng Văn thư - Lưu trữ cho biết, đó là cuốn sổ ghi lại những bất cập, những điều cần bổ sung để hệ thống quy trình, biểu mẫu ngày càng được hoàn thiện. Trách nhiệm phát hiện sai sót cũng là của tất cả mọi người. Một cách dân dã hơn, ông Nguyễn Thế Quỳnh coi "ISO là một loại khế ước, một cam kết cộng đồng. Mọi người cùng nhau xây dựng quy trình công việc và cùng nhau cam kết thực hiện. Lãnh đạo, chuyên gia chỉ là người đúc rút lại các ý kiến, diễn đạt lại cho dễ hiểu và tạo thành quy trình hoàn chỉnh cho mọi người cùng theo".
Khả thi với tất cả mọi người
Theo lệnh của Tổng Giám đốc TTXVN, từ 16/6 đến 31/7/08, khối Văn phòng triển khai áp dụng thí điểm bộ biểu mẫu ISO cho tất cả các đơn vị trực thuộc của mình. Kết quả rất khả thi sau hai tháng thực hiện với sự ủng hộ nhiệt tình của cả tập thể cán bộ nhân viên. Các đơn vị như Văn thư, Y tế và Đội xe, ngoài việc sao bản mẫu phát cho anh em, còn tiến hành cài đặt chương trình vào máy tính để mọi người tiện nghiên cứu và chủ động giải quyết công việc. Một số biểu mẫu đã được áp dụng tốt như: sổ theo dõi chất lượng công tác phục vụ lễ tân, các biểu mẫu về quản lý tài sản của phòng Hành chính - Quản trị, các sổ giao ca, sổ theo dõi khách ra vào của Bảo vệ, biên bản bàn giao tài sản, thiết bị của Đội xe, sổ theo dõi mượn tài liệu, v.v.
Nhưng theo lãnh đạo khối Văn phòng, thành công nhất là ai cũng thấy ISO không phải là cái gì to tát mà khả thi đối với từng cá nhân và tất cả 175 cán bộ nhân viên Văn phòng. Mọi người đều làm việc với ý thức tự giác, tinh thần trách nhiệm cao, công việc hiệu quả. Khâu kiểm tra công việc của lãnh đạo nhờ đó cũng nhẹ nhàng đi nhiều. Chị Nguyễn Thị Tâm, Phó Văn phòng đồng thời là thành viên Ban chỉ đạo ISO, khẳng định: "Nếu không có sự ủng hộ, tạo điều kiện của lãnh đạo ngành, không có sự đồng thuận của toàn bộ anh chị em nhân viên và không có niềm đam mê tâm huyết của lãnh đạo đơn vị thì khái niệm ISO sẽ mãi chỉ nằm trên giấy tờ chứ không thể đi vào cuộc sống của đơn vị như hiện nay". Về phía mình, chị Trần Diễm Châu, Phó phòng Hành chính- Quản Trị, đánh giá cao sự hợp tác của các đơn vị khác trong ngành: "Mọi người đều ủng hộ chúng tôi, nghiêm túc thực hiện nên công việc giải quyết rất gọn và nhanh chóng. Cũng có trường hợp làm sai biểu mẫu, nhưng khi được hướng dẫn thì các đơn vị không những chỉnh sửa ngay mà còn yêu cầu được tìm hiểu thêm nhiều loại biểu mẫu khác phòng khi dùng đến".
Từ 10/8/2008, ISO 9001:2000 bắt đầu được áp dụng cho tất cả các đơn vị trong toàn ngành. Ông Nguyễn Thế Quỳnh tin tưởng hệ thống quy chuẩn ISO "sẽ giảm bớt đáng kể các thủ tục phiền hà, tạo bình đẳng trong công việc, sẽ không còn khái niệm xin-cho, không còn sự hàm ơn khi được "ông" Văn phòng giải quyết cho việc gì đó nữa". Ông Quỳnh coi đó là món quà mà khối Văn phòng tặng cho toàn thể cán bộ nhân viên TTXVN. Món quà càng có ý nghĩa vì đó là sự chắt chiu ý tưởng của nhiều thế hệ lãnh đạo đi trước và được phổ biến rộng rãi trong ngành đúng thời điểm kỷ niệm Ngày truyền thống khối Văn phòng (28/8).
--------------------------------
* ISO 9000: Bộ tiêu chuẩn về Hệ thống quản lý chất lượng do Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế ban hành. Việt
* Tháng 6/2006, Thủ tướng Chính phủ đã ra Quyết định 144 về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 vào hoạt động của cơ quan hành chính Nhà nước trong giai đoạn 2006 - 2010.
CÁC TIN ĐÃ ĐĂNG:
Làm theo lời Bác dạy trong công việc hàng ngày (29/08/2008 09:08:08)
Thanh niên BBT tin Đối ngoại rèn đức, luyện tài theo gương Bác (29/08/2008 09:06:37)
Thấm nhuần lời dạy của Bác Hồ về thi đua yêu nước (29/08/2008 09:05:36)
Bế giảng khóa bồi dưỡng nghiệp vụ thông tấn K24 (01/08/2008 11:12:45)
TTXVN đoạt 2 huy chương vàng, 2 huy chương bạc và 1 huy chương đồng (01/08/2008 11:11:46)
Bình chọn ảnh tốt 6 tháng đầu năm (01/08/2008 11:11:04)
Hội nghị chuyên đề "Đấu tranh phòng chống tham nhũng và vai trò của báo chí" (01/08/2008 11:10:16)
11 cá nhân, tập thể của TTXVN được tặng thưởng Huân chương Lao động, Cờ thi đua Chính phủ và Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ (01/08/2008 11:09:19)
TTXVN dẫn đầu Khối thi đua các Ngành Khoa học - Văn hóa - Xã hội (01/08/2008 11:08:30)
Chủ tịch nước tặng và truy tặng Huân chương Độc lập cho cán bộ TTXVN (01/08/2008 11:07:48)
