Thứ sáu, ngày 29/03/2024

Tin tức trong ngành

Hội nghị Ban chấp hành OANA lần thứ 44: Thầm lặng công tác lễ tân hậu cần


(03/05/2019 09:31:13)

Đón đại diện hãng thông tấn AAP (Australia) tại sân bay Nội Bài, Hà Nội

Hội nghị Ban chấp hành (BCH) OANA lần thứ 44 mà Thông tấn xã Việt Nam (TTXVN) là chủ nhà đã để lại ấn tượng khó quên đối với các đại biểu quốc tế về công tác tổ chức. Thành công này là kết quả của sự nỗ lực và phối hợp nhịp nhàng, hiệu quả của tất cả các tiểu ban phục vụ hội nghị từ nội dung, truyền thông, kỹ thuật đến lễ tân hậu cần. 
 
Lễ tân hậu cần là công việc thầm lặng. Những người làm công tác hậu cần ở Văn phòng TTXVN luôn xác định được điều đó và lấy nó làm động lực để thực hiện các nhiệm vụ của mình. Ngay khi được phân công vào Tiểu ban Lễ tân tài chính hậu cần, dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Phó tổng giám đốc Đinh Đăng Quang, Văn phòng đã chủ động triển khai công việc với tinh thần trách nhiệm cao. Trong vai trò đầu mối, Văn phòng cơ quan đã kết nối chặt chẽ với Ban Kế hoạch - Tài chính, Ban Thư ký biên tập và Quan hệ đối ngoại, Cơ quan thường trú tại Quảng Ninh và với các tiểu ban Kỹ thuật, Truyền thông, Nội dung. Sự chủ động đã giúp Văn phòng hoàn thành các phần việc được giao đúng tiến độ, thậm chí nhiều công việc phát sinh đột xuất cũng được giải quyết kịp thời, êm xuôi.
 
Kiểm tra thực đơn, vị trí ngồi của các đại biểu trước mỗi bữa tiệc

Công việc đầu tiên của Văn phòng, bộ phận thường trực của Tiểu ban Lễ tân tài chính hậu cần là hoàn thành bộ nhận diện thương hiệu, mắt xích quan trọng để triển khai các công tác hậu cần khác của hội nghị. Một loạt các phương án được đưa ra xoay quanh chữ “V” làm đôi cánh cách điệu nhằm khẳng định vai trò chủ nhà của VNA (chữ viết tắt của TTXVN trong tiếng Anh). Nhưng cuối cùng, phương án biểu thị bộ nhận diện hội nghị với dòng chữ “44th OANA EBM” trên nền phông xanh “Ha Noi, Viet Nam” được in cách điệu với hoa sen đã được Ban lãnh đạo  cơ quan lựa chọn, từ ý tưởng của Phó tổng giám đốc Vũ Việt Trang. Việc hoàn thành bộ nhận diện giúp việc thiết kế banner, backdrop, standee, thư mời, biển tên và đặc biệt là quà tặng trở nên nhẹ tênh.
 
Ngày tổ chức hội nghị đến gần nhưng việc lựa chọn thực đơn lại không hề dễ dàng. Yêu cầu đặt ra là thực đơn phải đa dạng, phù hợp với số đông đại biểu khách mời đến từ nhiều quốc gia khác nhau, trong đó có người Hồi giáo. Đây thực sự là vấn đề nan giải nhưng phải giải quyết sớm để đảm bảo tiến độ chung. Sau khi tham khảo nhiều thực đơn của những nhà hàng nổi tiếng, cùng sự tư vấn của nhà hàng trong khách sạn Melia, nơi các đại biểu sẽ nghỉ lại, các thực đơn chiêu đãi đã được xây dựng và trình Tổng giám đốc phê duyệt.
 
Có thể ai đó cho rằng thành công của hội nghị không nằm ở những vấn đề quá chi tiết đến thế. Trên thực tế, để một sự kiện quốc tế lớn thành công thì phải bắt đầu hoàn thành từ những công việc nhỏ nhất. Một ví dụ sinh động minh họa cho vấn đề này là chuyện Văn phòng phải yêu cầu các nhà hàng loại bỏ cà chua khỏi tất cả các món ăn trên bàn tiệc đã đặt sau khi nhận được thông báo có một vị khách dị ứng với loại thực phẩm này.
 
Sắp xếp, phân loại thẻ của đại biểu, phóng viên và Ban tổ chức

Việc đón, tiễn khách cũng là một khâu quan trọng trong công tác lễ tân hậu cần. Việc này càng chuẩn bị kỹ càng bao nhiêu thì càng giảm rủi ro bấy nhiêu. Các cán bộ đầu mối phòng Hành chính quản trị và Đội xe được huy động theo yêu cầu của tiểu ban đã lên kế hoạch chi tiết cho việc đón, tiễn từng đoàn hoặc từng cá nhân nếu đi riêng lẻ. Văn phòng cũng đã liên hệ với đơn vị quản lý tại sân bay và Cục quản lý xuất nhập cảnh để hỗ trợ các đại biểu được làm thủ tục xuất, nhập cảnh theo diện ưu tiên. Mặc dù đã chuẩn bị các kịch bản chi tiết nhưng trên thực tế vẫn có những việc xảy ra ngoài dự kiến.
 
Đoàn khách đầu tiên không hề có thông tin về chuyến bay, cán bộ đi đón chỉ biết mỗi tên khách và khoảng thời gian đến. Nhờ có sự hỗ trợ tận tình, trách nhiệm của Công an cửa khẩu sân bay Nội Bài trên hệ thống thông tin xuất, nhập cảnh, chúng tôi mới “định vị” được khách ở khu vực lấy hành lý sau khi họ vừa nhập cảnh. Thú vị nhất là câu chuyện của ông Abdullah Buhejji, quyền Tổng giám đốc hãng thông tấn BNA, Bahrain. Ông này đã thực hiện đăng ký visa qua mạng và được nhận cả mã số để có thể hoàn tất thủ tục khi tới Hà Nội.
 
Tuy nhiên, đây lại là trang web giả và tất nhiên mã số visa cũng là giả. Từ Bahrain tới Bangkok, Thái Lan, Abdullah Buhejji không gặp khó khăn gì, nhưng khi chuyển sang làm thủ tục để vào Việt Nam thì ông bị hãng hàng không từ chối vận chuyển vì không có thị thực, mã số visa được cấp không có giá trị. Trước tình thế này, Abdullah Buhejji đã phải gọi điện sang Việt Nam nhờ trợ giúp. Sau hai tiếng, với sự giúp đỡ của lãnh đạo cơ quan và những nỗ lực của các cán bộ lễ tân hậu cần, ông Abdullah Buhejji đã được lên máy bay sang Hà Nội và sẽ nhận thị thực ở điểm đến. Lịch đón ông ở sân bay cũng được điều chỉnh ngay cho phù hợp và kết quả ông kịp dự tiệc chiêu đãi tối của Tổng giám đốc Nguyễn Đức Lợi, mở màn cho sự kiện OANA.
 
Phân xe, chia nhóm đón đại biểu được thực hiện cụ thể, chi tiết cho từng đoàn

Công việc lễ tân hậu cần tưởng chừng đơn giản nhưng thực tế lại không hề dễ dàng. Kế hoạch tổ chức được lên rất chi tiết với nhiều phương án dự phòng nhưng đôi khi không thể lường trước được. Nhờ nỗ lực và sự nhiệt tình mà những người thực hiện đã từng bước hoàn thành phần việc được giao một cách chu đáo, không để xảy ra sơ suất do lỗi chủ quan ảnh hưởng đến uy tín của ngành.
 
Những công việc thầm lặng này đã góp phần làm nên thành công của hội nghị, để lại những ấn tượng tốt đẹp đối với các đại biểu. Thành công đó là động lực để tập thể cán bộ, nhân viên Văn phòng TTXVN, bộ phận thường trực của Tiểu ban Lễ tân tài chính hậu cần tiếp tục rèn luyện, phục vụ tốt hơn nữa các hoạt động quan trọng khác của cơ quan trong thời gian tới.

Yến Linh
Nội san thông tấn số 4/2019

CÁC TIN ĐÃ ĐĂNG:

Hội nghị Ban chấp hành OANA lần thứ 44: Câu chuyện về các tình nguyện viên (03/05/2019 09:27:43)

Hội nghị Ban chấp hành OANA lần thứ 44: Cùng nhau xây dựng một môi trường báo chí lành mạnh (02/05/2019 16:39:18)

Hội nghị Ban chấp hành OANA lần thứ 44: Hướng tới nền báo chí chuyên nghiệp và sáng tạo (02/05/2019 16:36:57)

Lễ thượng cờ “Thống nhất non sông” tại Quảng Trị (02/05/2019 11:35:55)

Chương trình nghệ thuật “Khát vọng thống nhất”: Trao tặng 1,8 tỷ đồng xây dựng trường học tại Quảng Trị  (02/05/2019 10:07:27)

TTXVN đứng thứ hai về nỗ lực ứng dụng công nghệ thông tin (25/04/2019 17:02:21)

Israel sẵn sàng hỗ trợ hoạt động của TTXVN (25/04/2019 09:44:19)

Hội nghị Ban chấp hành OANA lần thứ 44: Thủ tướng Nguyễn Xuân Phúc tiếp đoàn đại biểu các hãng thông tấn (19/04/2019 19:38:21)

Hội nghị Ban chấp hành OANA lần thứ 44: Ứng dụng trí tuệ nhân tạo của TTXVN đoạt Giải thưởng xuất sắc chất lượng của OANA (19/04/2019 19:14:02)

Hội nghị Ban chấp hành OANA lần thứ 44: Tăng cường thông tin về Việt Nam và UAE đến với công chúng mỗi nước (19/04/2019 17:31:05)