Văn phòng TTXVN: Hướng tới mô hình văn phòng hiện đại

---

(14/02/2025 15:59:35)

Hoạt động văn phòng dựa trên ba yếu tố trụ cột: trang thiết bị kỹ thuật, con người và các nghiệp vụ văn phòng. Ba yếu tố này có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong quá trình thực hiện các chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, đảm bảo thông tin, vật chất, hậu cần... của cơ quan, đơn vị. Hiện đại hóa văn phòng, trong đó có chuyển đổi số, là yêu cầu tất yếu nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác văn phòng. Xác định chuyển đổi số là chìa khóa, là nền tảng để xây dựng một văn phòng chính quy hiện đại, Văn phòng Thông tấn xã Việt Nam (TTXVN) đã triển khai và chủ động ứng dụng các phần mềm, tiện ích số vào các hoạt động.

1. Từ năm 2021, công tác văn thư, lưu trữ đã được xử lý trên môi trường mạng kết nối với Trục liên thông văn bản quốc gia. Đến nay, 90% văn bản đến (trừ văn bản mật) cùng các văn bản chỉ đạo, điều hành của ngành và của các đơn vị đều được gửi nhận trên hệ thống này. Hầu hết các văn bản áp dụng quy trình xử lý, phê duyệt, phát hành qua mạng ở dạng điện tử gắn với chữ ký số.
 

Quẹt thẻ ra vào tại quầy thường trực, trụ sở TTXVN số 5 Lý Thường Kiệt, Hà Nội

Phương thức họp trực tuyến cũng đã được áp dụng triệt để và ngày càng phát huy hiệu quả, đảm bảo hoạt động chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Lãnh đạo ngành tại mọi thời điểm, mọi quy mô. Việc kết nối, bố trí các phòng họp trực tuyến không chỉ đảm bảo liên lạc ổn định, thông suốt với các điểm cầu trong nước mà còn tới 30 Cơ quan thường trú (CQTT) ở nước ngoài. Hầu hết tài liệu các cuộc họp của cơ quan đều được gửi tới đại biểu, người tham dự bằng phương thức điện tử quét QR-code đơn giản, thuận tiện, giảm thiểu việc in ấn, photo tài liệu.

Văn phòng cũng quan tâm, tạo điều kiện, khuyến khích cán bộ, nhân viên học tập, rèn luyện, nâng cao kỹ năng số phù hợp với yêu cầu công việc được giao. Đến nay, nhân viên quản trị đã vận hành nhuần nhuyễn thiết bị họp trực tuyến, có thể tự thiết kế, chỉnh sửa slide, clip, báo cáo thuyết trình cho các sự kiện, hoạt động; các kỹ sư xây dựng đều sử dụng thành thạo phần mềm thiết kế bản vẽ thi công, phần mềm kiểm tra đơn giá, dự toán công trình với độ chính xác cao, tối ưu nhất; các nhân viên bảo vệ được hướng dẫn vận hành hệ thống quản lý, giám sát người ra vào, hệ thống camera an ninh tại các vị trí trọng yếu của các trụ sở.

Những năm gần đây, Văn phòng đã phối hợp với Trung tâm Kỹ thuật Thông tấn tổ chức các cuộc thi tìm hiểu pháp luật bằng hình thức trực tuyến, thu hút đông đảo viên chức, người lao động trong ngành tham gia. Các quy trình  công tác của Văn phòng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 ngày càng hoàn thiện, được số hóa và công khai các biểu mẫu trên trang Điều hành tác nghiệp của TTXVN (giấy yêu cầu xe, đăng ký phòng họp, đăng ký mua vé máy bay, phiếu mượn tài liệu…), tạo thuận lợi cho việc tra cứu, tham khảo, ứng dụng trong công việc, góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính trong hoạt động chung của ngành. Hiện tại, Văn phòng đang triển khai phần mềm quản lý tài sản để phục vụ quản trị, báo cáo; phối hợp với Trung tâm Kỹ thuật Thông tấn hoàn thiện ứng dụng quản lý, điều hành xe ô tô.
 

Quét mã QR để truy cập thông tin về các khu di tích của TTXVN

2. Tuy nhiên, hiện đại hóa văn phòng nói chung và chuyển đổi số nói riêng đặt ra nhiều thách thức, đòi hỏi Văn phòng TTXVN phải có bước đi phù hợp, vững chắc. Với nguồn lực còn hạn hẹp, Văn phòng TTXVN đặt ra mục tiêu chuyển đổi số trong thời gian tới trên cả ba phương diện: con người, trang thiết bị kỹ thuật và các nghiệp vụ văn phòng. 

Trong mô hình tổng thể chuyển đổi số và hiện đại hóa văn phòng, yếu tố con người đóng vai trò trung tâm. Do đó, Văn phòng sẽ tăng cường tuyên truyền, nâng cao nhận thức về chuyển đổi số để người làm văn phòng hiểu rõ tầm quan trọng, lợi ích trong quá trình hiện đại hóa văn phòng, sẵn sàng đón nhận làn sóng chuyển đổi số. Cùng với đó là áp dụng triệt để các phương thức, cách làm với môi trường số kết hợp với đào tạo, bồi dưỡng, huấn luyện kỹ năng cho những người làm văn phòng.

Việc hiện đại hóa trang thiết bị văn phòng trong bối cảnh chuyển đổi số vô cùng cần thiết. Yêu cầu này đòi hỏi phải có kinh phí đầu tư ban đầu nhưng về lâu dài lại giúp tiết kiệm chi phí, tối ưu hóa công năng và tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiện đại. Ngoài ra, việc ứng dụng các phần mềm quản lý, kết nối những thiết bị thông minh cũng là xu hướng cần được quan tâm.

Một nội dung quan trọng của tiến trình chuyển đổi số là quy trình nghiệp vụ phải được cải tiến, gắn liền và thích hợp với môi trường số. Việc chuyển đổi quy trình từ truyền thống sang số hóa đòi hỏi phải có các quy định pháp lý rõ ràng để đảm bảo thực hiện nghiệp vụ được thống nhất và an toàn.
 

Tiếp nhận và quản lý văn bản điện tử liên thông trong hệ thống hành chính nhà nước của TTXVN

Bên cạnh đó, cần có hệ thống cơ sở dữ liệu về các mảng công tác và tăng cường sử dụng các tiện ích số như: áp dụng trí tuệ nhân tạo (AI) vào việc xây dựng báo cáo; sử dụng nguồn dữ liệu lớn (big data) trong việc thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin; sử dụng các phần mềm văn phòng tích hợp với chữ ký số để quản lý, lưu trữ văn bản, theo dõi công việc, lịch công tác; ứng dụng điện toán đám mây cho phép lưu trữ dữ liệu an toàn, bảo mật, lâu dài, tiết kiệm chi phí; ứng dụng các phần mềm họp trực tuyến, quản lý tài sản…

Với sự phát triển không giới hạn của khoa học công nghệ, quá trình chuyển đổi số hướng đến hiện đại hóa văn phòng ở nước ta đang được diễn ra ngày càng nhanh và toàn diện. Bên cạnh những thay đổi tích cực góp phần làm tăng hiệu quả hoạt động, tốc độ xử lý nghiệp vụ, chuyển đổi số cũng mang đến nhiều thách thức cho công tác quản trị văn phòng, trong đó có cả yêu cầu kiểm soát, bảo mật thông tin. Hơn bao giờ hết, Văn phòng TTXVN cần xây dựng một kế hoạch chuyển đổi số bài bản để hướng tới văn phòng hiện đại bằng các giải pháp linh hoạt, phù hợp với điều kiện thực tiễn, đáp ứng yêu cầu phát triển của cơ quan thông tấn quốc gia trong thời gian tới./.

---

CÁC TIN ĐÃ ĐĂNG:

Ban Tổ chức - Cán bộ: Hoàn thành đúng tiến độ nhiều việc khó, việc mới (13/02/2025 08:43:21)

Ban Thư ký biên tập và Quan hệ đối ngoại: Một năm nhiều dấu ấn (13/02/2025 08:38:47)

Báo ảnh Việt Nam: Ghi lại những mùa Xuân đổi thay của đất nước (13/02/2025 08:34:16)

Báo điện tử VietnamPlus: Nỗ lực sáng tạo trên không gian số (11/02/2025 09:53:57)

Báo Thể thao và Văn hóa: Vượt chông gai nhờ trí tuệ nhân tạo (11/02/2025 09:53:11)

Trung tâm Thông tin tư liệu và Đồ họa: Thước đo hiệu quả là sự lan tỏa thông tin (09/02/2025 18:08:53)

Báo Việt Nam News: Những bước chuyển đổi mạnh mẽ (09/02/2025 18:04:12)

Báo Le Courrier du Vietnam: Niềm tin yêu của độc giả Pháp ngữ (09/02/2025 18:03:33)

Cơ quan TTXVN khu vực miền Trung - Tây Nguyên: Gắn kết tạo sức bật phát triển (05/02/2025 09:33:04)

Cơ quan TTXVN khu vực phía Nam: Đồng sức, đồng lòng - việc khó vẫn thông (05/02/2025 09:30:01)