Vì thế, ở các đơn vị, sếp bé cứ phải chia nhau ra đi họp, lịch trên bàn lúc nào cũng dày đặc các cuộc họp. Không đi thì không nắm được thông tin, đi thì còn lại quá ít thời gian để làm công tác chuyên môn, mà không phải nội dung thông tin của các cuộc họp lúc nào cũng cần thiết với tất cả các đối tượng dự họp. Rồi do thay nhau đi họp, nên thông tin nắm cũng rất lõm bõm, người đi họp cũng chẳng mấy khi truyền đạt lại nội dung cuộc họp cho người ở nhà vì cũng chẳng có thời gian để làm việc đó.

          Vậy có biện pháp nào không cần đi họp vẫn nắm đầy đủ thông tin và chỉ đạo công việc kịp thời không nhỉ? Không có gì khó. Tổ chức giao ban điện tử qua hệ thống máy tính đã được nối mạng sẽ giảm thời gian đi họp và tăng tối đa lượng thông tin cho người lãnh đạo về toàn bộ các hoạt động của đơn vị, để có thể nhanh chóng chỉ đạo công việc. Ở cơ quan làm công tác thông tin như TTXVN thì việc đó càng cần thiết. Chỉ cần một cái máy tính xách tay, sếp có thể nắm mọi thông tin, chỉ đạo mọi công việc của cơ quan ở bất kỳ đâu, từ bất kỳ điểm nào trên trái đất, miễn là ở đó có thể truy cập được vào mạng. Nếu làm được việc này, đây sẽ là bước đột phá trong công tác tổ chức và chỉ đạo công việc ở cơ quan. Nhưng để làm được việc này chúng ta sẽ phải thay đổi tư duy trong cách chỉ đạo và điều hành công việc, ứng dụng tối đa các tiện ích của công nghệ thông tin vào các hoạt động của cơ quan. Điều này cũng đồng nghĩa với việc tất cả các cán bộ phụ trách ở mọi cấp đều phải sử dụng máy vi tính thành thạo.

          Hiện nay, hầu hết các đơn vị trong cơ quan đều sử dụng máy vi tính và hầu hết máy vi tính đã được nối mạng. Đây là một thuận lợi rất lớn. Chỉ cần thiết kế một phần mềm để phục vụ cho công việc này và một chút thời gian để hướng dẫn sử dụng là ta có thể áp dụng được. Trên trang điện tử phục vụ cho giao ban, tất cả các đơn vị trong cơ quan đều có thể gửi báo cáo thường xuyên lên các đồng chí lãnh đạo, các ban tin có thể báo cáo những tin mới nhất và gửi nhiều lần trong ngày chứ không cần chờ có cuộc họp mới báo cáo như hiện nay. Ngược lại, các đồng chí lãnh đạo cũng có thể vào mạng bất kỳ lúc nào để xem các báo cáo của các đơn vị không chỉ ở Tổng xã mà của tất cả các phân xã trong và ngoài nước và cho những ý kiến chỉ đạo kịp thời.

          Các đơn vị làm thông tin sẽ nắm được tin tức trong tháng, trong tuần, trong ngày ở đâu, đang sắp diễn ra việc gì qua tổng hợp tin tức của Ban Thư ký biên tập, qua báo cáo của Ban Biên tập tin Trong nước... để kịp thời điều phóng viên đi thực hiện. Các toà soạn báo, các ban biên tập, các đơn vị làm công tác thông tin cũng sẽ gửi thông báo phóng viên của mình hiện đang chuẩn bị đi công tác ở vùng nào để các đơn vị khác có thể đặt hàng hoặc cùng tham gia, tránh tình trạng phóng viên TTX cùng đến một địa điểm quá đông, "ngồi chật mấy mâm" như mọi người thường nói và ta cũng sẽ huy động được sức mạnh tổng lực của toàn bộ đội ngũ phóng viên, biên tập viên để phục vụ cho công tác thông tin, cho các ấn phẩm của cơ quan. Hiện nay, đơn vị nào chỉ làm cho đơn vị đó, lực lượng bị xé lẻ ra, không bổ sung, hỗ trợ được cho nhau.

          Ban lãnh đạo cơ quan, Văn phòng, Đảng ủy, Công đoàn, Chi hội nhà báo... gửi công văn đi các nơi cũng chỉ cần qua mạng mà không phải in ra giấy, cho vào phong bì gửi vừa chậm, vừa tốn kém. Trên trang điện tử cũng sẽ có hộp thư trao đổi để tất cả các cán bộ, công nhân viên trong cơ quan có thể gửi ý kiến đóng góp với Ban lãnh đạo về các công việc trong cơ quan. Điều này sẽ tăng thêm tính dân chủ và phát huy được trí tuệ của đông đảo mọi người trong việc xây dựng TTXVN thành một tập đoàn truyền thông quốc gia mạnh. Lẽ dĩ nhiên, phần mềm này phải có hệ thống bảo mật tốt. Các tin tức, báo cáo, công văn trên mạng cũng sẽ được phân loại: Loại dành riêng cho Bộ biên tập, loại cho các cấp trưởng, phó ban trở lên, loại phổ biến ai cũng có thể xem được... Ai được quyền xem phần nào sẽ được cấp mật khẩu để chỉ vào được phần đó. Định kỳ, hàng tháng hoặc hàng quý, Ban lãnh đạo cơ quan có thể giao ban trực tuyến với tất cả các đồng chí phụ trách các đơn vị trong ngành, với tất cả các trưởng phân xã trong nước, hoặc với tất cả các trưởng phân xã ngoài nước, điều mà hiện nay muốn làm chúng ta phải triệu tập tất cả về Hà Nội. Để thực hiện việc này cũng chỉ cần trang bị một số thiết bị kỹ thuật không tốn kém gì lắm.

          Theo tôi hình dung, khi hệ thống giao ban điện tử đi vào hoạt động sẽ làm thay đổi rất nhiều phương thức làm việc của chúng ta, tính năng động sẽ tăng lên, trách nhiệm cá nhân cũng rõ ràng hơn và việc tổ chức điều hành công vịêc cũng sẽ khoa học hơn.

          Người xưa nói, trong rừng không tự nhiên mà  có đường, do có người đi nhiều nên nó thành đường thôi. Vậy chúng ta cứ thử bắt đầu, biết đâu lại chẳng mở ra một con đường mới cho nhiều người đi theo.