Thứ bảy, ngày 20/04/2024

Kỹ thuật - Công nghệ

Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác Quản lý hành chính

(10/07/2009 09:30:07)

Ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong cơ quan nhà nước, hướng tới xây dựng Chính phủ điện tử (CPĐT) là xu hướng phát triển tất yếu, có vai trò quan trọng ảnh hưởng và tác động mạnh mẽ tới mọi người dân, mọi tổ chức trong xã hội. Nó giúp các cơ quan Nhà nước hoạt động hiệu lực, hiệu quả và minh bạch hơn, phục vụ cán bộ công chức và người dân tốt hơn, phát huy dân chủ mạnh mẽ hơn. Tuy nhiên, ứng dụng CNTT trong cơ quan nhà nước và CPĐT lại là quá trình lâu dài và không hề dễ dàng.

            Theo số liệu từ cuộc Hội thảo quốc gia về chính phủ điện tử Việt Nam tháng 12/2008, tỷ lệ thành công hoàn toàn  của các dự án ứng dụng CNTT và CPĐT trên thế giới chỉ là 15%, tỷ lệ thành công từng phần là 50% và tỷ lệ thất bại hoàn toàn là 35%. Các dự án có quy mô đầu tư càng lớn thì tỷ lệ thành công càng nhỏ: Với các dự án từ 8 đến 10 triệu USD tỷ lệ thành công chỉ từ 2 đến 6%, trong khi các dự án dưới 2 triệu USD tỷ lệ thành công từ 32 tới 46%. Các yếu tố ảnh hưởng tới sự thành công của các dự án này, xếp theo mức độ quyết định, là: Vai trò của lãnh đạo; sự phối hợp thống nhất (giữa nhà nước và các công ty và giữa các công ty với nhau); môi trường pháp lý; kinh nghiệm quản lý CNTT; trình độ của đội ngũ cán bộ IT; chiến lược và khả năng đầu tư.

            Từ đầu năm 2000, TTXVN đã vạch chiến lược và xây dựng các kế hoạch ứng dụng CNTT vào công tác quản lý hành chính, mà điểm đột phá là Đề án Tin học hoá quản lý hành chính nhà nước của TTXVN giai đoạn 2002-2005 (Đề án 112 của TTXVN) và sự ra đời của Trung tâm Tin học. Các nội dung chính của Đề án 112- TTXVN là: Thiết lập hạ tầng kỹ thuật CNTT; đào tạo tin học ứng dụng; quản lý văn bản và hồ sơ công việc; xử lý thu thập và tổng hợp thông tin; trang thông tin điện tử; quản lý nhân sự; quản lý hoạt động tài chính; quản lý đào tạo bồi dưỡng. Đề án này bắt đầu được thực hiện từ năm 2003 với Dự án xây dựng trung tâm tích hợp dữ liệu. Các dự án tiếp theo như xây dựng phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc, xây dựng Trang thông tin điện tử, Đào tạo tin học ứng dụng được thực hiện những năm sau đó theo lộ trình.

            Sau khi có quyết định của Thủ tướng Chính phủ dừng thực hiện Đề án 112, một số nội dung trên đã không được thực hiện, một vài nội dung khác còn đang dang dở trong quá trình triển khai mà cho đến nay vẫn chưa có được hướng phát triển tiếp. Bên cạnh những bê bối, bất cập trong công tác quản lý điều hành của Ban Điều hành Đề án 112 Chính phủ, gây ồn ào dư luận trong thời gian vừa qua, giới CNTT cũng đã thừa nhận rằng, Đề án 112 không thất bại hoàn hoàn, nó có những thành công nhất định với hiệu quả không hề nhỏ. Tại TTXVN, Đề án 112 đã tạo dựng được cơ sở vật chất kỹ thuật tương đối mạnh, có trung tâm tích hợp dữ liệu với 10 máy chủ cùng với các thiết bị mạng và các máy trạm, đủ điều kiện để ứng dụng CNTT trong công tác quản lý hành chính. Đề án này cũng đã tác động nhất định, tạo được sự chuyển biến rõ rệt trong cán bộ công chức, nhất là cán bộ quản lý, về ứng dụng CNTT trong công tác quản lý hành chính nhà nước.

            Dù thế, đến thời điểm này, phải thẳng thắn thừa nhận rằng, việc ứng dụng CNTT trong quản lý hành chính của chúng ta vẫn còn tương đối... đơn sơ và mộc mạc. Mạng thông tin quản lý hành chính được xây dựng trên nền tảng mạng LAN của TTXVN (thường được gọi là mạng nội bộ hay mạng trong) mới chỉ có khoảng 100 điểm nút. Trung tâm tích hợp dữ liệu đã hoàn thành việc xây dựng nhưng hiệu quả hoạt động lại thấp. Giống như ta mới chỉ xây dựng được hệ thống kho tàng khang trang, rộng rãi nhưng lại có quá ít hàng hoá để phục vụ và lưu thông phân phối. Trên mạng này hiện đang cài đặt 2 ứng dụng phổ biến cho công tác quản lý hành chính là Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc (QLVB) và Hệ thống thông tin điện tử điều hành tác nghiệp (ĐHTN). Hệ quản lý văn bản (tại địa chỉ: http://hscv.info.vnanet.vn) giúp phân phối, quản lý, lưu trữ và tìm kiếm các văn bản đến dạng file ảnh (.tif). Hệ điều hành tác nghiệp (tại địa chỉ http://dhtn.info.vnanet.vn ) bao gồm trang tin nội bộ của TTXVN, các văn bản và chức năng điều hành quản lý cùng với các tiện ích khác. Đây là các phần mềm được xây dựng từ Đề án 112, tuy chưa thật  hoàn chỉnh, nội dung còn nghèo và có những phần lạc hậu so với công nghệ và khả năng đáp ứng hiện nay, nhưng vẫn còn rất hữu ích đối với cán bộ công chức, nhất là những người làm công tác hành chính. Các ứng dụng này đã được cài đặt trên mạng nội bộ tại hầu hết các đơn vị khu vực tổng xã. Trung tâm Tin học sẽ tiếp tục cài đặt cho các đơn vị nếu có yêu cầu.

            Trong một vài năm tới, cùng với việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 tại Văn phòng và cơ quan, nếu chúng ta đầu tư xây dựng được Hệ thống Quản lý nguồn lực (hoặc quy mô nhỏ hơn là quản lý nhân sự), xây dựng được Hệ thống Thư điện tử đủ mạnh để phục vụ toàn bộ cán bộ công chức của cơ quan, xây dựng được Hệ thống Hội nghị giao ban trực tuyến, bổ sung hoàn chỉnh được hai hệ thống QLVB và ĐHTN kể trên, đồng thời số hoá các mảng số liệu quản lý và liên kết chúng được với nhau thì chắc chắn hiệu quả và hiệu lực quản lý hành chính ở cơ quan ta sẽ thực sự ở cấp độ khác.

            Mục tiêu của Chính phủ trong Kế hoạch ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2009-2010, phần xây dựng cơ quan điện tử, là: Đảm bảo 60% các thông tin chỉ đạo điều hành của các cơ quan trực thuộc trung ương được đưa lên cổng thông tin điện tử hoặc trang thông tin điện tử; tỷ lệ cán bộ công chức sử dụng thư điện tử cho công việc là 80%; tỷ lệ các đơn vị sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành trên môi trường mạng là 90%; tỷ lệ máy tính trên cán bộ công chức là 80% và khuyến khích công chức khai thác thông tin trên môi trường mạng phục vụ công tác; khuyến khích sử dụng các hình thức truyền thông cơ bản để trao đổi thông tin, hội họp ở khoảng cách xa. Để có thể đạt được những mục tiêu rất thiết thực đó, cần nâng cao hơn nữa nhận thức về vai trò của ứng dụng CNTT trong công tác quản lý hành chính, cần có sự tham gia trực tiếp và ủng hộ của lãnh đạo các cấp, cần có những quy chế, chế tài bắt buộc đối với cán bộ công chức trong ứng dụng CNTT. Bên cạnh đó, để xây dựng, triển khai và duy trì các hệ thống thông tin quản lý hành chính một cách hiệu quả cũng cần có đủ kinh phí. Việc đầu tư nhỏ giọt, không đầy đủ sẽ khó có được các hệ thống đồng bộ, tính tương thích cao để triển khai rộng khắp.

Đào Đức Huệ
Theo NSTT số 6/2009